Capital Solutions BVBA hecht veel belang aan uw privacy. Daarom willen we ook dat u een goed zicht hebt op hoe uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt. ‘We’, dat is Capital Solutions BVBA, gevestigd aan de Alkstraat 57 te 2170 Antwerpen. Deze privacyverklaring is bedoeld om ‘u’ – als klant, potentiële klant, bezoeker van onze website of iemand anders die met ons contact opneemt – op een eenvoudige manier uit te leggen hoe we omgaan met uw persoonsgegevens. Met ‘persoonsgegevens’ bedoelen we alle informatie die toelaat om uzelf direct of indirect als natuurlijke persoon te identificeren. Rechtstreekse identificatie is mogelijk via persoonsgegevens zoals uw naam, adres, rijksregisternummer, e-mailadres, telefoonnummer enz. Voorbeelden van onrechtstreekse identificatie zijn bijvoorbeeld: een foto of een polisnummer; wanneer deze gekoppeld worden met andere informatie, zoals bijvoorbeeld uw naam, worden ze wel een persoonsgegeven. Verwerking en gebruik van persoonsgegevens verwijst naar het verzamelen, opslaan, bewaren, gebruiken, raadplegen, wijzigen, bekendmaken, verspreiden of vernietigen van uw persoonsgegevens.
1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Identificatiegegevens: naam, adres, plaats en datum van geboorte, geslacht, nationaliteit, burgerlijke staat, foto, rijksregisternummer, fiscale woonplaats, vast en/of mobiel telefoonnummer, e-mailadres… Gegevens die verband houden met een voorstel of lopend contract; gegevens over verrichtingen (ondertekende documenten, e-mails) die u met bemiddeling van Capital Solutions BVBA laat uitvoeren op uw verzekeringspolis. Gegevens met betrekking tot uw beleggersprofiel: uw kennis van en ervaring met financiële instrumenten, uw algemene vermogenstoestand, uw risicotolerantie, uw beleggingsdoelstellingen. Audiovisuele gegevens, zoals beelden van documenten, bankkaarten, identiteitskaart enz. Om wettelijke redenen kunnen we ook gebruik maken van gegevens die beschikbaar zijn via externe bronnen (bv. informatie van overheidsinstellingen in het kader van de strijd tegen terrorisme en het witwassen van geld).
2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens wanneer u door bemiddeling van Capital Solutions BVBA een contract onderschrijft, of wanneer u ons vraagt een vrijblijvende offerte op te maken. We maken geen gebruik van cookies op onze website; gegevens van personen die ad hoc onze website bezoeken worden dan ook niet verwerkt. We maken ook gebruik van persoonsgegevens van derden, zoals personen die geen klant zijn van ons, maar die vanuit een bepaalde hoedanigheid toch betrokken zijn bij een bestaande klantenrelatie. Enkele voorbeelden: wettelijke vertegenwoordigers (bv. voogd of volmachthebber), begunstigden van een verzekeringspolis, enz.
3. Voor welke doeleinden gebruiken we uw persoonsgegevens?
Voor het beheer van uw klantendossier; als u met onze bemiddeling een levensverzekeringscontract aangaat, zijn wij wettelijk verplicht om een aantal van uw persoonsgegevens te verzamelen (zoals een kopie van uw identiteitskaart of andere documenten die uw identiteit bevestigen). Bovendien hebben we voor het daaropvolgende beheer van de klantenrelatie uw adres, telefoonnummer en e-mailadres nodig om u blijvend te kunnen adviseren/contacteren. Om te kunnen nagaan of een bepaald af te nemen product wel of niet bij u past inzake uw persoonlijke behoefte en doelstelling, alsook inzake de door u gewenste risicograad, zijn we wettelijk verplicht een analyse op te stellen van uw risicoprofiel; we zullen u dan ook gerichte vragen dienen te stellen inzake uw opleidingsgraad en kennis van financiële producten, de samenstelling van uw vermogen, uw risicobereidheid, enz. Om onze commerciële aanpak en onze dienstverlening te optimaliseren: met de aangehouden persoonsgegevens zijn we beter in staat om uw toekomstige behoeftes beter te analyseren, bijvoorbeeld: welke producten zouden tevens voor u passend kunnen zijn wanneer bepaalde sleutelmomenten zijn voordoen in uw leven (overlijden, pensionering, uitkering groepsverzekering, einddatum woonkrediet…). We verzamelen uw persoonsgegevens ook tot het voorkomen, opsporen en bestrijden van inbreuken tegen wettelijke regelgeving die wij verplicht moeten naleven (het witwassen van geld, financiering van terorisme, belastingsfraude, criminele activiteiten…). Tot slot verzamelen we uw persoonsgegevens tevens om zowel u als uw vermogen te beschermen tegen frauduleuze praktijken. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u het slachtoffer wordt van diefstal van identiteit of wanneer uw persoonlijke data ongewild publiek werd gemaakt of als u het slachtoffer bent van hacking.
4. Hoe worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Uw persoonsgegevens worden verzameld wanneer u klant wordt of wanneer u met ons contact opneemt uit interesse in één van onze producten of diensten. Om te bepalen of we u al dan niet als klant kunnen aanvaarden worden er geen geautomatiseerde beslissingsprocessen gebruikt. Persoonlijke gegevens worden zowel handmatig als elektronisch verwerkt (externe verwerker in cloud-systeem is ‘Dropbox’) in overeenstemming met de bovengenoemde doeleinden en in elk geval om de gegevensbeveiliging en de vertrouwelijkheid te waarborgen in overeenstemming met de geldende voorschriften. We doen alles wat we kunnen om de Belgische wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten na te leven. Hierop wordt toegezien door de Belgische Privacycommissie. In overeenstemming met de wet nemen wij gepaste technische en organisatorische maatregelen (bv. procedures, IT-beveiligingsmaatregelen enz.) om te waarborgen dat uw persoonsgegevens voldoende beschermd zijn tegen toevallig verlies of diefstal. We maken ook afspraken met de leveranciers of partners die persoonsgegevens verwerken of aan wie we uw informatie meedelen; zij hebben tevens de verplichting om hun gebruik van uw persoonlijke gegevens te beperken tot onze specifieke instructies en om te voldoen aan privacy- en beveiligingsnormen. We streven ernaar om uw persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Zo bewaren we uw persoonsgegevens als potentiële klant of uitgetreden klant gedurende maximaal tien jaar. Om te beslissen hoe lang persoonsgegevens moeten bewaard worden, dienen we ook rekening te houden met de bewaringsplicht die andere geldende wetten ons opleggen (bv. de wetgeving inzake het witwassen van geld). We kunnen uw persoonsgegevens ook bewaren als bewijsmateriaal in eventuele rechtszaken; de feitelijke bewaartermijn varieert dan ook naargelang de omstandigheden (uw gegevens kunnen tot 10 jaar of zelfs langer nadat uw contract beëindigd werd bewaard worden).
5. Met wie delen we uw persoonsgegevens?
Voor de distributie van producten en diensten werkt Capital Solutions BVBA samen met zelfstandige subagenten die een agentuurovereenkomst met ons hebben. Deze subagenten zijn ingeschreven in het Belgische register van ‘verzekeringstussenpersonen’ dat wordt bijgehouden door de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA), Congresstraat 12-14 te 1000 Brussel. Meer informatie over onze activiteiten en onze subagenten vindt u op www.capitalsolutions.be. Capital Solutions BVBA heeft maatregelen getroffen om te waarborgen dat persoonsgegevens die binnen Capital Solutions BVBA worden uitgewisseld of gedeeld, beschermd zijn in overeenstemming met de wettelijk geldende regelgeving. Zo gebruiken alle medewerkers bijvoorbeeld een anti-virus programma en kunnen zij enkel de persoonsgegevens raadplegen van de door hen aangebrachte klanten.
We zijn wettelijk verplicht om uw uw gegevens te delen met een aantal externe partijen: publieke autoriteiten, regelgevende instanties en toezichthouders wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om klantengegevens mee te delen, zoals de belastingadministratie, de Nationale Bank van België (NBB), gerechtelijke of onderzoeksinstanties, zoals politie, openbare aanklagers, rechtbanken; advocaten (bijvoorbeeld bij faillissementen), notarissen, bewindvoerders die iemand anders zaken beheren en bedrijfsrevisoren. We delen uw gegevens ook met derden aan wie wij niet wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens door te geven, maar op wie wij voor veel van onze diensten die we verlenen een beroep doen: specialisten uit de financiële sector die ook een juridische plicht hebben om persoonsgegevens met zorg te gebruiken; Dienstverleners, met name bedrijven die ons helpen met ontwerp en onderhoud van onze applicaties, het beheer van de communicatie met onze klanten (bv. Microsoft Corporation – Outlook); Instellingen wiens produkten en diensten wij verkopen of met wie we samenwerken, zoals bijvoorbeeld verzekeringsmaatschappijen. In bovenstaande gevallen zien wij erop toe dat deze derde partijen enkel toegang hebben tot de beperkte persoonsgegevens die zij nodig hebben om hun specifieke taken uit te voeren. Deze partijen zijn tevens gehouden om de hen verstrekte gegevens te gebruiken op een veilige en vertrouwelijke manier conform de geldende richtlijnen. In geen geval verkopen wij uw persoonsgegevens door aan derden.
6. Welke rechten hebt u?
U hebt wettelijk het recht m.b.t. de persoonsgegevens die we over u bewaren, geïnformeerd te worden, ze in te zien en te verbeteren. U hebt recht op verzet tegen hun gebruik. U hebt het recht vergeten te worden en het recht om uw gegevens over te dragen en recht op vrijwaring van automatische besluitvorming en profilering. Wij beantwoorden elke klacht binnen 1 maand na ontvangst. Er worden geen gegevens verzameld noch opgeslagen zonder expliciete toestemming en verwijzing ter kennisname van deze privacyverklaring. Voor inzage in uw persoonsgegevens kan u terecht in onze zetel te Merksem. Alvorens aan uw vraag te voldoen kunnen we u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen. In bepaalde omstandigheden, wanneer inzage in de gegevens commercieel of juridisch gevoelige informatie zou onthullen die wij moeten beschermen of een gerechtelijk onderzoek zou doorkruisen, kunnen wij echter genoodzaakt zijn om inzage te weigeren. Dit geldt in het bijzonder waat het gaat om aanduiding van beneficiarissen waar alleen de titularis het recht bezit om hun identiteit kenbaar te maken. We kunnen u vragen om te bevestigen of uw gegevens nog actueel zijn. Als u denkt dat dit niet zo is, kan u ons vragen ze te wijzigen. We zullen uw persoonsgegevens aanpassen indien blijkt dat ze foutief, verouderd, onvolledig, irrelevant of misleidend zijn, rekening houdend met de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. U hebt het recht om te vragen dat uw gegevens verwijderd worden. Deze aanvraag kan geweigerd worden indien daartoe gegronde wettelijke redenen voor bestaan (bijvoorbeeld: bewaringstermijnen, anti-witwasverplichtingen, gerechtelijk bevel, strafrechterlijk onderzoek…). U verneemt binnen een redelijke termijn waarom uw verzoek wordt geweigerd en hoe u eventueel een klacht kan indienen.
7. Wenst u informatie of hebt u een klacht?
Als u meer informatie wenst over de externe partijen aan wie wij uw persoonsgegevens kunnen meedelen vanwege een wettelijke verplichting of in het kader van een dienst die wij aan hen hebben toevertrouwd of als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u met ons contact opnemen door: te bellen (0478/249090), ons een e-mail te sturen (info@capitalsolutions.be) of u kan ons een brief sturen op volgend adres: Capital Solutions BVBA / Alkstraat 57 / 2170 Antwerpen.
Als u niet tevreden bent met hoe uw klacht werd bahandeld, kan u uw klacht ook melden bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer / Drukperstraat 35 / 1000 Brussel of via e-mail: commission@privacycommission.be. Meer informatie op: www.privacycommission.be
8. Over deze privacyverklaring.
Deze privacyverklaring is geldig met ingang van 24 mei 2018 en kan worden gewijzigd om de inhoud ervan af te stemmen op wijzigingen in de regelgeving of bij Capital Solutions BVBA. De recentste geldende versie is beschikbaar op de website.